ไคเซ็น (Kaizen) มาจากภาษาญี่ป่นเป็นคำแพร่ที่หลายและนิยมนำมาใช้เป็นวิธีการพัฒนาปรับปรุง กระบวนการผลิตหรือกระบวนการทำงานที่ดีขึ้น ในลักษณะของการปรับปรุงแบบต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด ประเด็น สำคัญหลักคือ การพิจารณาถึงเรื่องวิธีการ แนวคิด และมาตรการนำเสนอ เพื่อดูที่มาของการแก้ปัญหาแต่ละเรื่อง
การจะพิจารณาถึงวิธีการ แนวคิดและมาตรการนำเสนอดังกล่าวได้นั้น เราต้องไม่ติดอยู่กับกรอบความคิดเดิมๆไม่ยึดติด อยู่กับวิธีการมองวิธีการคิดหรือการกระทำในแบบเก่าๆ อีกต่อไปมีการพัฒนาการวิธีการมากมายขึ้นมาเพื่อการ แก้ปัญหา แต่วิธีการเหล่านั้นต่างมีข้อจำกัดว่าผู้ใช้ต้องมีทักษะความรู้ในวิธีการใดๆ ณ ระดับหนึ่งจึงจะยังผลสำเร็จได้
ซึ่งตรงข้ามกับนวัตกรรม(Innovation) เป็นสิ่งที่เรากล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงที่มีพลวัตรมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว อย่างก้าวกระโดดเพื่อให้กรรมวิธีการทำงานหรือผลิตภัณฑ์ให้มีความทันสมัย มีคุณค่าโดยใช้เทคโนโลยีในการ ขับเคลื่อน การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วแต่อาจไม่ยาวนาน
Kaizen คืออะไร?
คำว่า "Kaizen" เป็นศัพท์ภาษาญี่ป่น แปลว่า "การปรับปรุง (improvement)" ซึ่งหากแยกความหมายตาม พยางค์แล้วจะแยกได้ 2คำคือ
"Kai" แปลว่า"การเปลี่ยนแปลง (change)"
และ "Zen" แปลว่า "ดี (good)"
ดังนั้นการ เปลี่ยนแปลงในทางที่ดีก็คือการปรับปรุงนั่นเอง
Kaizen เป็นแนวคิดธรรมดาและเป็นส่วนหนื่งในทฤษฎีการบริหารของญี่ป่น ซึ่งโดยธรรมชาติหรือด้วยการฝึกนั้นทำให้คนญี่ป่นมีความรู้สึกรับผิดชอบในการที่จะทำให้ทุกอย่างดำเนินไปโดยราบรื่นเท่าที่จะสามารถทำได้ ด้วยการปรับปรุงสิ่งต่างๆให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องในชีวิตประจำวันหรือการทำงาน
นี่เป็นจุดแข็งที่ทำให้Kaizen ดำเนินไปได้อย่างดีในประเทศญี่ป่น เพราะโดยหลักการแล้ว Kaizen ไม่ใช่เพียงการปรับปรุงเท่านั้น แต่หมายความรวม ไปถึงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่มีที่สิ้นสุดด้วย (continuous improvement)
ทำไมต้อง Kaizen?
ตามหลักการของ Kaizen แล้วสาเหตุเพียงเล็กน้อยก็สามารถก่อให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรงได้ดังนั้น Kaizen จึงเป็นเหมือนสิ่งที่เตือนให้เราตระหนักถึงปัญหาอย่างนี้อยู่เสมอ นอกจากนั้นยังต้องหาทางแก้ไขปัญหา หรือ ปรับปรุงพัฒนาสิ่งต่างๆให้ดีขึ้นอยู่เป็นนิจ โดยหลักการนี้จะทำให้เราผลิตสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสามารถ ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้าได้นอกจากนั้นยังเป็นการใช้ความคิดความสามารถร่วมกันปรับปรุง สภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นซึ่งหมายถึงคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นของผู้ปฏิบัติงานทุกคนนั่นเอง
นำ Kaizen มาใช้อย่างไร?
การปฏิบัติงานใดๆ ก็ตามจะสำเร็จไม่ได้หากขาดความร่วมมือจากผู้ที่เกี่ยวข้อง ในทางกลับกัน สิ่งต่างไม่ว่า จะเป็น โครงการ แผนงาน หรืองานที่ได้รับมอบหมาย ย่อมจะทำสำเร็จได้โดยง่าย
ถ้าได้รับความร่วมมือ การมีส่วน ร่วม การจงใจ และการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของสมาชิกแต่ละคนในองค์การ คำกล่าวที่ว่า"การให้พนักงานมีส่วนร่วม" นั้นดูเป็นสิ่งที่ไม่ยากนักแต่เป็นที่ทราบกันดีในหมู่ผู้บริหารว่าการบริหารคนคือสิ่งที่ยากที่สุด
อย่างไรก็ตามการ ผลักดันให้สมาชิกในองค์การเข้ามามีส่วนร่วมได้นั้น สำคัญอยู่ที่ความมุ่งมั่นและความตั้งใจจริงของผู้บริหารระดับสูง (Top Management Commitment)
ความอุตสาหพยายามและการมีนโยบายและแผนงานที่ชัดเจนทั้งนี้เนื่องจากการ ทำงานที่ดีได้อย่างเนื่องนั้นจำเป็นต้องมีระบบที่ดีมารองรับจึงจะสร้างสรรค์ให้เกิดผลอย่างที่ต้องการได้
จุดเริ่มต้นที่ดีคือการมุ่งเน้นให้เกิดบรรยากาศของการมีความคิดสร้างสรรค์จากพนักงานทุกคนอย่าง กว้างขวางทั่วทั้งองค์การ โดยมีแนวคิดของ Kaizen เป็นพื้นฐาน เชื่อมโยงถึงค่านิยมและบรรทัดฐานทุกอย่างใน องค์การ
ไม่ใช่เพียงใช้เครื่องมือใดเครื่องมือหนื่ง เช่น รส, QCC, TQM, เท่านั้น เพราะ Kaizen เป็นแนวคิดรวบยอด (Total Concept) ไม่ใช่สิ่งที่จะเลือกมาใช้บางส่วน แล้วหวังว่าจะได้ผลประโยชน์ตอบแทนอย่างที่ต้องการ
ข้อแตกต่างระหว่างการบริหารในแนวทางของประเทศทางตะวันตกนั้นมีอยู่หลายประการ ประการหนื่งคือ การบริหารของประเทศทางตะวันตกมักจะนำเอาเครื่องมือทางการบริหารและเทคนิคใหม่ๆ (New Management Tools and Techniques) ที่มีคำตอบสำเร็จรูปมาใช้และเอาจริงเอาจังกับการใช้สิ่งเหล่านั้น
ซึ่งจะก่อให้เกิดผลดีในระยะเวลา อันสั้น แต่ลืมคิดถึงสิ่งที่ควรปรับปรุงในระยะยาว
ส่วนการบริหารของประเทศทางตะวันออกนั้น เป็นที่ทราบกันว่า ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะได้คำตอบที่แน่ชัดและให้ผลอย่างรวดเร็ว (quick - fix answers)
ดังนั้นสิ่งที่จะสามารถประกันความ เป็นเลิศก็คือ การก้าวไปอย่างช้าๆ แต่ให้ผลที่แน่นอน
โดยความเชื่อที่ว่า การสู่ความเป็นเลิศนั้นเป็นการเดินทางที่ไม่ มีที่สิ้นสุด สิ่งสำคัญที่จะต้องระลึกอยู่เสมอคือ เป็นธรรมดาที่ย่อมจะมีการต่อต้านในตอนเริ่มต้น แต่ต่อมา กระบวนการต่างๆจะสามารถสร้างความสมดุลขึ้นมาได้
ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องมีความเชื่อมั่นและสร้างเสรีภาพให้กับ ทรัพยากรบุคคลขององค์การ
ซึ่งผู้บริหารและฝ่ายบุคคลจะต้องร่วมกันหาทางที่ง่ายและเหมาะสมที่จะส่งเสริมให้คนส่วนมากหันมาร่วมกันขจัดปัญหาอุปสรรคต่างๆ ที่ขวางหน้าอยู่
ถือเป็นการเปิดเสรีภาพและเชื่อมั่นในคุณค่าและ ความสามารถของคน ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำยากที่สุดในกระบวนการบริหารของฝ่ายบริหาร การประสานวัตถุประสงค์ของ องค์การและการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์เข้ากับหลักการของ Kaizen
โดยปกติในประเทศทางตะวันตกฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้กำหนดกลยุทธ์ทางด้านทรัพยากรมนุษย์โดยไม่ได้มีการ พิจารณาแผนงานด้านอื่นๆร่วม และในบางกรณีกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์จะได้รับความสนใจน้อยมากจากผู้บริหาร
การที่บริษัทให้ความสนใจในเรื่องการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์อย่างจริงจัง ย่อมถือว่าเป็นบริษัท ที่มีพื้นฐานของ Kaizen บริษัทเช่นนี้ผู้บริหารจะแสดงออกถึงความมุ่งมั่นโดยเข้าไปมีส่วนร่วมในการวางแผน
รวมทั้ง ร่วมอภิปรายและให้ความคิดเห็นเพื่อกำหนดกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ด้วย และจะมีคณะทำงานจากสายต่างๆ เพื่อ ร่วมกันแสดงความคิดเห็นให้แน่ใจว่ากลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ที่กำหนดขึ้นจะครอบคลุมและสามารถตอบสนอง ความต้องการของบริษัทในระยะยาว
หลังจากที่มีกลยุทธ์และแผนงานแล้ว ขั้นต่อไปคือการสื่อสารให้รับรู้ทั่วทั้งองค์การ และพยายามปลูกฝังให้ สมาชิกทุกคนมีทัศนคติแบบ Kaizen
นอกจากนั้นการกำหนดภารกิจ (mission) ขององค์การ นอกจากจะอธิบายให้เห็น ว่าพนักงานเป็นส่วนสำคัญของภารกิจดังกล่าวแล้ว ควรจะสอดแทรกแนวคิด Kaizen ไว้ด้วย และมีการทบทวนเป็น ประจำ เพื่อให้มีความเหมาะสมกับสถานการณ์และคิดเสมอว่าทุกสิ่งทุกอย่างเป็นสิ่งที่ปรับปรุงได้เสมอ
